Mail Merge trong Word (Trộn thư) là hào kiệt hữu ích vào Microsoft Word, công dụng này giúp chúng ta giảm thiểu thời hạn khi có tác dụng thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… dẫu vậy có một trong những bạn lại chưa chắc chắn cách áp dụng công cầm cực hữu dụng này. Biết được điều đó, daquy.edu.vn đã hướng dẫn các bạn cách sử dụng Mail Merge trong Word cụ thể nhất trong nội dung bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2016


Mail Merge là gì?

Trước khi khám phá về Mail Merge trong Word thì bọn họ hãy cùng nhau tò mò xem Mail Merge là gì? Mail merge (hay còn được gọi là tính năng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư 1 loạt trong Word.

Ví dụ:

Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, các bạn đã có sẵn dữ liệu về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng chúng ta lại phải điền từng tên của khách hàng mời vào cụ thể từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian phải không nào.

Giải pháp: Vậy nhằm viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong một nốt nhạc.

Mục đích và tác dụng khi sử dụng Mail Merge là gì?

Vậy mục đích và ích lợi khi thực hiện Mail Merge vào Word là gì?

Nhanh, gọn, đơn giản và dễ dàng chỉ với 6 bước.Số lượng tài liệu nhiều vẫn áp dụng được.Tiết kiệm được không ít thời gian, công sức.

Mail Merger trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn

Cách áp dụng Mail Merge trong Word trước tiên đó đó là tạo new từ danh sách chèn.

Bước 1: trên thanh công cụ chúng ta vào tab Mailings. Kế tiếp chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.

*

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

*

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.

*

Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số tài liệu như sau:

Add: Thêm trường.Delete: Xóa những trường bao gồm sẵn.Rename: Đổi tên trường gồm sẵn.Khi hoàn tất bạn chọn OK.

*

Bước 5: Bạn điền thông tin cơ bản của các trường. Dưới đó là ví dụ minh họa:

New Entry: Thêm chiếc mới.Delete Entry: Xóa dòng.Find: Tìm kiếm.Sau kia chọn OK.

*

Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này với chọn Save.

*

Bước 7: Sau đó, trên khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi qua những chức năng:

Sort: Sắp xếp lại tài liệu khách mời theo trường như thế nào đó, tùy vào những trường hợp.Filter: Lọc ra hầu hết danh sách cần thiết trong list dài.Find duplicates: Tìm những tài liệu giống nhau nhằm xóa đi.Validate address: Xác dấn địa chỉ.Bạn chọn OK.

*

Bước 8: Trở lại hành lang cửa số Mail Merge.

*

Bước 9: Bảng Insert Merge Field xuất hiện thêm >> lựa chọn Database Fields. Lựa chọn vào trường đã kiến thiết >> Chọn Insert tại những vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.

*

Bước 10: Với ví dụ bên dưới. Sau thời điểm đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.

*

*

Mail Merge trong Word bằng phương pháp sử dụng file Excel

Sử dụng file Excel để chế tác Mail Merge trong Word. Các bước thực hiện nay như sau:

Bước 1: Bạn thực hiện tương trường đoản cú Bước 1 – bước 2 của hướng dẫn “Mail Merge vào Word bằng cách tạo mới list chèn“. Tuy vậy tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> lựa chọn Browse. Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn đề xuất >> Chọn Open.

*

Bước 2: Trong tệp tin Excel sẽ có khá nhiều sheet, bạn chọn đúng sheet cất dữ liệu >> Chọn OK.

*

Lưu ý: Khi triển khai trộn thư với file Excel, danh sách trong file đề nghị được tạo từ cái đầu tiên, trên và mặt dưới không được có các ô trống. Giả dụ không các bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu mã trống.

Để không xẩy ra trường hợp như vậy, lúc các trường trống xuất hiện trong cửa ngõ sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.

*

Bước 3: Bạn triển khai lại Bước 7 – cách 11 theo hướng dẫn “Mail Merge trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn“.

Cách sử dụng Mail Merge vào Word

Cách trộn thư vào Word 2016

Để hoàn toàn có thể sử dụng Mail Mergẻ vào Word chúng ta thực hiện tại theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, phiên bản hãy mở một tài liệu Word hiện có hoặc chế tạo ra một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ bỏ tab Mailings (Thư), các bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) với chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ thực đơn thả xuống.

Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge vẫn xuất hiện, bạn nên chọn loại tài liệu bạn có nhu cầu tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge sinh sống phía mặt phải hành lang cửa số Word. Trong ví dụ như này, mình đang chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi đụng tài liệu) để gửi sang cách 4.

*

Bước 4: Bạn lựa chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại tại), tiếp đến nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn tín đồ nhận) để chuyển sang bước tiếp theo.

Bây giờ các bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word gồm thể tự động đặt từng add vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện có, chẳng hạn như sổ thao tác Excel hoặc chúng ta có thể nhập danh sách add mới từ vào Mail Merge Wizard (Trình khuyên bảo trộn thư).

*

Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng list hiện có), tiếp nối bấm Browse (Duyệt) để lựa chọn tệp.

*

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, sau đó nhấp vào Open (Mở).

Xem thêm: Diễn Viên Thanh Sơn Ly Hôn ? Diễn Viên Thanh Sơn Đã Ly Hôn

*

Bước 7: Nếu danh sách showroom nằm trong sổ thao tác làm việc Excel, bạn hãy chọn worksheet, sau đó bấm OK .

*

Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients (Hộp thư thoại), bạn có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn mỗi hộp để kiểm soát những người nhận được bao hàm trong thích hợp nhất. Theo mang định, tất từ đầu đến chân nhận phải được chọn. Khi chúng ta đã hoàn tất, nhấp OK .

*

Bước 9: Tiến hành bấm chọn vào Next: Write your letter (Tiếp theo: Viết thư của bạn). Hiện giờ bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để viết thư của bạn. Lúc được in, mỗi bạn dạng sao của bức thư về cơ bản sẽ kiểu như nhau; chỉ tài liệu người dấn (chẳng hạn như tên với địa chỉ ) vẫn khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ nơi cho tài liệu người dấn để Mail Merge biết đúng mực nơi buộc phải thêm dữ liệu.

​Lưu ý: Nếu bạn không có danh sách địa chỉ cửa hàng hiện có, bạn cũng có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập danh sách mới) và nhấp vào Create (Tạo), tiếp đến nhập danh sách showroom của bạn theo phong cách thủ công.

*

Bước 10: Tiếp theo bạn phải chèn dữ liệu người nhận bằng phương pháp đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

*

Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy lựa chọn giữ nơi (placeholder). Trong ví dụ này, mình đã chọn Address block (chặn địa chỉ).

*

Bước 12: Tùy nằm trong vào chắt lọc của bạn, một vỏ hộp thoại rất có thể xuất hiện tại với những tùy chọn tùy chỉnh cấu hình khác nhau. Chọn các tùy chọn ao ước muốn, kế tiếp bấm OK.

*

Bước 13: Một trình giữ nơi sẽ lộ diện trong tài liệu của công ty (ví dụ: «AddressBlock»).

*

Bước 14: Thêm ngẫu nhiên giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ khu vực ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay bên trên phần thân của bức thư.

*

Bước 15: Sau khi bạn đã trả tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: coi trước thư của bạn) như hình mặt dưới.

*

Lưu ý: Đối với một trong những bức thư, bạn chỉ việc thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng bạn có thể thêm nhiều trình giữ địa điểm hơn (như thương hiệu hoặc add của tín đồ nhận) vào phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để bảo đảm an toàn thông tin từ list người nhấn xuất hiện đúng đắn trong bức thư. Chúng ta cũng có thể sử dụng mũi thương hiệu cuộn trái và phải để xem từng phiên phiên bản của tài liệu.

*

Bước 17: Nếu bạn thấy đông đảo thứ có vẻ như chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: chấm dứt hợp nhất).

*

Bước 18: Sau khi đã xong xuôi hợp nhất, bạn triển khai in thư bằng cách bấm Print (In).

*

Bước 19: Một vỏ hộp thoại new sẽ xuất hiện. Thời điểm này, các bạn hãy quyết định xem bạn có nhu cầu in All (Tất cả) những thư tài liệu bây giờ hay chỉ một tổ được chọn, tiếp đến bấm OK . Trong ví dụ như của mình, mình vẫn in tất cả các bức thư.

*

Bước 20: Hộp thoại Print đang xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh thiết lập in nếu cần, rồi nhấn OK. Các bức thư sẽ tiến hành in.

*

Cách trộn thư vào Word 2010

Tiếp mang đến là cách áp dụng Mail Merge trogn Word 2010, các bạn làm theo quá trình dưới phía trên nhé.

Bước 1: Mở file word văn phiên bản gốc bạn đã chuẩn bị từ trước.

Bước 2: Bạn vào “Mailings”, chọn “Start Mail Merge” lựa chọn “Step Mail Merge Wizard” và lựa chọn “Letter”. Kế tiếp nhấn Next.

*

Bước 3: Giao diện tiếp sau hiện lên, bạn chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.

*

Bước 4: Bạn lựa chọn “Use an existing list” và chọn tiếp “Browse”. Tại đây chúng ta chọn với mở file danh sách dữ liệu cần bổ sung các địa chỉ thiếu dữ liệu gốc.

*

Bước 5: Chọn Ok để hiển thị bảng dữ liệu. Tiếp nối tại vỏ hộp thoại “Mail Merge Recipents” bạn có thể bỏ chọn hầu như nội dung không phải bổ sung. Liên tiếp chọn Ok và nhấn Next.

*

Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” lựa chọn “More items”.

*

Bước 7: Lúc này, hiển thị hộp thoại “Insert Merge Field”. Bạn chọn phần trường dữ liệu ở trong số đó đúng cùng với nội dụng như sinh hoạt cạnh nhỏ trỏ chuột trên máy tính. Tiếp nối nhấn Insert để chèn vào.

Ví dụ:

– Tại họ tên nhân viên bạn chọn trường là bọn họ tên nhân viên.

– tại chức vụ bạn chọn ngôi trường là chức vụ, … sau đó bạn thừa nhận next nhằm tiếp tục.

Trong ngôi trường hợp bạn muốn in luôn luôn các phiếu lương; Thì lúc này bạn nên chọn Print. Còn giả dụ như bạn muốn xem thành phẩm sau khoản thời gian trộn trong Word; Thì bạn hãy chọn “Edit indidual letters”.

*

Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu chọn một hoặc toàn thể các phiếu lương giữ hộ cho một số trong những người. Chúng ta nên vào trong hộp thoại “Merge to lớn new Document”. Và tiếp nối là tuân theo bảng chỉ dẫn hiển thị trên.

– Chọn All: bạn chọn All nếu như muốn xuất toàn bộ.– Chọn Current Record: bạn chọn mẫu này nếu muốn xuất vị trí mà ai đang xem.– Chọn From … to lớn …: bạn lựa chọn from nếu muốn xuất giới hạn.

Mail Merge nâng cao trong Microsoft Word

Dùng Mail Merge giữ hộ thư 1 loạt trên Microsoft Word

Một trong số những tính năng nâng cấp khi thực hiện Mail Merge vào Word đó đó là việc nhờ cất hộ thư hàng loạt. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: soạn nội dung e-mail trên Microsoft Word

Hãy mở tệp tin Word đã chuẩn bị, vào tab Mailings -> chọn Start Mail Merge -> lựa chọn Email Messages -> lựa chọn Select Recipients -> chọn Use an Existing List

*

*

Hãy trỏ đường dẫn đến file excel về tin tức khách hàng

*

Bước 2: Đưa dữ liệu quý khách hàng vào nội dung. Lựa chọn nội dung mong thay đổi. Lựa chọn Insert Merge Field -> chọn tiêu đề cột chứa nội dung

Bước 3: Match Fields

Kiểm tra cột email được sử dụng cho ngôi trường Email – Address vào Microsoft Outlook.

*
Bước 4: dứt và gửi. Chọn Finish và Merge

Edit individual document: để chuyển đổi nội dung mang lại những cá nhân đặc biệtSend thư điện tử messages: giữ hộ mail hàng loạtPrint Document: dùng làm in 1 loạt rồi gửi bưu điện

Thông tin Merge email

To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điệnSubject line: tiêu đề thưMail format: html: giữ hộ mail dạng này thì định dạng màu sắc, phong cách chữ, chèn liên kết hình ảnh thoải mái. plain text: mail không có định dạngBấm OK để bắt đầu gửi

*

Sử dụng Mail Merge trong Word có điều kiện

Để có thể sử dụng Mail Merge vào Word bao gồm điều kiện các bạn làm theo những tùy lựa chọn dưới đây:

Sử dụng Filter với Mail Merge vào Word 

Bước 1: các bạn thực hiện nay đến bước 5 trong mục “Cách trộn thư trong Word 2010” để mở Mail Merge Recipant lên.

Bước 2: Tiếp đến chúng ta chọn vào mục Filter.

*

Bước 3: tùy chỉnh thiết lập các đk lọc trong vỏ hộp thoại Query Option.

*

Mail Merge vào Word có đk – IfThenElse 

Bước 1: Đặt bé trỏ tại vị trí điều kiện IfThenElse

Bước 2: Vào Mailing -> Rules -> If…Then…Else

*

Và trên đấy là những chia sẻ của daquy.edu.vn về Mail Merge trong Word là gì. Trường hợp có ngẫu nhiên thắc mắc nào các chúng ta cũng có thể để lại bình luận dưới để được giải đáp. Trong khi các bạn cũng có thể tham khảo một số nội dung bài viết khác dưới đây:

Mong rằng giải pháp áp dụng Mail Merge trong Word nghỉ ngơi trên sẽ có lợi cho bạn. Đừng quên Like, nói qua và kẹ thăm daquy.edu.vn thường xuyên xuyên để sở hữu thêm nhiều kỹ năng và kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân văn phòng nhé.